DU HỌC NGHỀ THƯ KÝ HÀNH CHÍNH (Verwaltungsfachangestellte)

Các tổ chức và văn phòng như Trường Đại học, Tòa thị chính, Tổ chức nhà thờ, Văn phòng quận, Cơ quan hành chính liên bang hoặc Công ty tư nhân đều có thể là nơi Thư ký hành chính làm việc và ở đó họ đảm nhận khá nhiều trách nhiệm. Họ là người đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra suôn sẻ trong việc tư vấn cho công dân, xử lý các thủ tục hành chính, ban hành văn bản hoặc cấp giấy phép,… Vậy để trở thành một Thư ký hành chính có thể thành thạo được tất cả các việc trên đòi hỏi bạn phải được đào tạo một cách chuyên nghiệp. Hãy cùng tìm hiểu xem quá trình đó như thế nào nhé!

1. Giới thiệu chương trình

Thư ký hành chính làm gì?

Là Thư ký hành chính bạn sẽ làm việc trong các cơ quan hành chính công và đảm nhận các nhiệm vụ tổ chức – ví dụ như lĩnh vực nhân sự, tài chính hoặc thương mại. Bạn xử lý các phần mềm nghiệp vụ, tạo thông báo và quản lý các tập tin.

Thư ký hành chính được xem là người liên lạc quan trọng của công dân và là trung gian giữa công dân và chính quyền, trả lời câu hỏi và cung cấp các thông tin cần thiết.

Điểm nhanh các công việc trong ngày của Thư ký hành chính

· Xử lý hồ sơ: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ của công dân, bao gồm: Đơn xin trợ cấp xã hội, giấy phép xây dựng, hộ chiếu, chứng minh nhân dân hoặc giấy phép lái xe,…

· Quản lý hồ sơ: Lưu giữ, ghi lại trạng thái xử lý của các hồ sơ.

· Thư từ: Liên lạc với người dân và chính quyền thông qua thư và email.

· Cuộc hẹn: Sắp xếp và tổ chức các cuộc hẹn để phối hợp xử lý các vấn đề, tránh thời gian chờ đợi.

· Hoạt động chuyên môn: Tùy theo lĩnh vực hành chính sẽ đảm nhiệm các vấn đề cụ thể như nhân sự, tài chính hay tranh chấp pháp lý.

Địa điểm làm việc của Thư ký hành chính?

Thư ký hành chính làm việc trong các tổ chức công như:

· Chính quyền liên bang, tiểu bang hoặc địa phương

· Các tổ chức, phòng Thương mại và Công nghiệp

· Các bộ ban ngành

· Chính quyền nhà thờ

Mặc dù phần lớn Thư ký hành chính làm việc trong khu vực công nhưng sau này cũng có cơ hội làm việc cho các công ty tư nhân. Họ thường làm việc ở bộ phận nhân sự hoặc kế toán.

Quá trình đào tạo Thư ký hành chính diễn ra như thế nào?

Đào tạo để trở thành Thư ký hành chính là một khóa đào tạo kép kéo dài ba năm. Trong thời gian này, các buổi học lý thuyết tại trường dạy nghề xen kẽ với các buổi học thực tế tại doanh nghiệp.

Hai năm đào tạo đầu tiên là như nhau đối với tất cả các Thư ký hành chính. Năm đào tạo thứ ba sẽ tập trung vào kiến thức chuyên môn trong lĩnh vực chính bạn đã chọn.

Có những lĩnh vực hoạt động nào của Thư ký hành chính?

· Hành chính liên bang

· Chính quyền địa phương

· Quản lý nhà thờ

· Quản lý hành chính quốc gia

· Phòng Thương mại và Công nghiệp

Là một phần trong quá trình đào tạo, bạn sẽ trải qua nhiều văn phòng hoặc phòng ban khác nhau để thực sự hiểu được các nhiệm vụ và cơ cấu của cơ quan hành chính, từ đó, xem xét bạn muốn làm việc ở lĩnh vực nào sau này.

Thư ký hành chính học được gì trong quá trình đào tạo?

Tại trường dạy nghề bạn sẽ được học kiến thức lý thuyết ở các môn học chuyên ngành như: Toán học, Tiếng Đức, Tiếng Anh, Kinh tế/ Luật.

· Về lý thuyết kế toán: Bạn sẽ đảm nhiệm các quy trình thanh toán, tiền lương, lời nhắc, ngân sách và nhiều hơn thế nữa.

· Về lý thuyết thuế: Mọi người đều phải nộp thuế, kể cả các công ty và cơ quan chức năng. Do đó, bạn sẽ tìm hiểu mọi thứ cơ bản về hệ thống thuế của một cơ quan tổ chức.

· Về lý thuyết kinh tế học: Một doanh nghiệp thực sự hoạt động như thế nào? Hàng hóa, dịch vụ được ghi nhận và tính toán ra sao? Bạn sẽ học những kiến thức cơ bản về công việc và kinh doanh.

Trong quá trình đào tạo tại doanh nghiệp, bạn sẽ được thực hành các công việc hành chính phù hợp với địa điểm làm việc của mình. Chẳng hạn như việc cung cấp lời khuyên đúng đắn cho công dân, tính lương hoặc giải quyết các vấn đề nhân sự. Bạn cũng sẽ tìm hiểu các quy định pháp lý khác nhau đối với lĩnh vực của mình và áp dụng chúng trực tiếp trong công ty.

Sau khi đào tạo, bạn có thể tự trả lời các câu hỏi sau:

· Ai được hưởng hỗ trợ tài chính từ nhà nước?

· Tiền được phân phối như thế nào cho người dân?

· Những khoản thuế nào phải được nộp?

Trong ba năm, bạn sẽ không chỉ tìm hiểu về hoạt động kinh doanh nói chung mà còn các quy định pháp lý và hành chính cũng như các lĩnh vực áp dụng của chúng. Ví dụ, có thể là:

· Dịch vụ công dân: Bạn sẽ học cách đối xử với công dân, hướng dẫn cách thức, địa điểm nộp đơn xin cấp chứng minh nhân dân, hộ chiếu và các hình thức khác.

· Văn phòng phúc lợi xã hội: Bạn sẽ tìm hiểu cách xin và phê duyệt hỗ trợ tài chính (ví dụ: trợ cấp nhà ở).

· Cơ quan việc làm: Bạn có thể tìm hiểu, trong số những thứ khác, sự khác biệt giữa trợ cấp thất nghiệp I & II hoặc giữa người thất nghiệp và người tìm việc.

Cuối khóa đào tạo sẽ có bài kiểm tra cuối khóa. Sau khi đỗ, bạn chính thức trở thành Thư ký hành chính. Khi đó, cánh cửa thành công trong lĩnh vực quản trị sẽ mở ra cho bạn.

Thư ký hành chính có những cơ hội đào tạo nâng cao nào?

Triển vọng nghề nghiệp của Thư ký hành chính khá đa dạng. Có rất nhiều khóa đào tạo nâng cao mà qua đó bạn có thể mở rộng kiến thức chuyên môn của mình và đủ điều kiện cho các vị trí cao hơn. Đôi khi sẽ có sự khác biệt trong việc đào tạo nâng cao giữa các bang liên bang.

· Nhân sự: Lĩnh vực quản lý nguồn nhân lực, phát triển nguồn nhân lực hoặc tiếp thị nguồn nhân lực.

· Luật hành chính: Lĩnh vực luật công hoặc luật tố tụng hành chính.

· Luật CNTT: Lĩnh vực luật CNTT, giải quyết các vấn đề như bảo vệ dữ liệu, bản quyền hoặc luật hợp đồng.

· Nhà Kinh tế/ Quản trị kinh doanh: Quản trị, kiểm soát, quản lý chất lượng và quản lý dự án.

Thư ký hành chính được trợ cấp bao nhiêu trong quá trình đào tạo?

Năm đào tạo	Trợ cấp (tổng)/ tháng
Năm thứ 1	Khoảng 1.070 euro
Năm thứ 2	Khoảng 1.120 euro
Năm thứ 3	Khoảng 1.165 euro
Lương khởi điểm	2.200 – 2.600 euro

Lưu ý: Số liệu về mức trợ cấp được đề cập liên quan đến đào tạo trong khu vực công. Nếu bạn thực hiện đào tạo tại một công ty tư nhân, trợ cấp đào tạo có thể khác. Đặc biệt, ngành đào tạo này lọt vào top 15 ngành đào tạo được trả lương cao nhất.

Sau này tôi có thể kiếm được bao nhiêu khi làm Thư ký hành chính?

Mức lương trung bình của một Thư ký hành chính dày dặn kinh nghiệm có thể đạt được là khoảng 3.400 euro mỗi tháng. Càng về sau, mức lương gộp có thể lên tới khoảng 4.300 euro. Tùy thuộc vào kinh nghiệm chuyên môn, người tuyển dụng, vị trí và nhiều yếu tố khác, mức lương của Thư ký hành chính có thể khác nhau.

Tôi cần những kỹ năng gì để trở thành Thư ký hành chính?

Những kỹ năng mềm rất quan trọng, bạn sẽ có lợi thế hơn với các kỹ năng như:

· Khả năng làm việc nhóm và tinh thần trách nhiệm

· Độ tin cậy và kỹ năng tổ chức

· Tính linh hoạt và khả năng thích nghi

· Giao tiếp tốt và kiến thức tốt về tiếng Đức

· Khả năng chịu được căng thẳng, áp lực cao

2. Đối tượng tuyển sinh

· Độ tuổi: Nam/ Nữ từ 18 đến 28 tuổi.

· Trình độ học vấn: Tốt nghiệp THPT, Cao đẳng, Đại học (nếu có).

· Lý lịch tư pháp trong sạch, không có tiền án, tiền sự hoặc các vấn đề liên quan đến cấm xuất cảnh tại Việt Nam hoặc cấm nhập cảnh tại Đức.

· Sức khoẻ tốt, đáp ứng điều kiện học tập và làm việc tại nước ngoài, không mắc các bệnh viêm gan B, C và các bệnh truyền nhiễm khác.

· Có chứng chỉ tiếng Đức từ B1 trở lên.

3. Hồ sơ để tham gia chương trình

· Sơ yếu lý lịch ghi rõ thời gian từ cấp 3 đến nay làm gì, ở đâu (bản tiếng Đức).

· Hộ chiếu (bản gốc + bản dịch thuật công chứng)

· Bằng THPT, học bạ THPT (bản dịch thuật công chứng).

· Lý lịch tư pháp số 1 xin tại Sở Tư pháp Tỉnh (bản gốc).

· Chứng nhận sức khỏe đủ điều kiện đi du học và làm việc.

· Giấy xác nhận thời gian làm việc (bản gốc) (nếu có).

· Chứng chỉ trình độ tiếng Đức B1 (bản gốc).

· 12 ảnh thẻ theo quy định của Đại sứ quán Đức.

· Thư động lực (viết tay hoặc đánh máy bằng tiếng Đức, trình bày lý do muốn làm việc tại CHLB Đức).

4. Quyền lợi khi tham gia chương trình

· Được hỗ trợ chỗ ở và bữa ăn hàng ngày.

· Được hỗ trợ chi phí đi lại trong quá trình học nghề.

· Được ký hợp đồng dài hạn sau khi tốt nghiệp.

· Được học tập và làm việc tại môi trường chuyên nghiệp bậc nhất châu Âu.

· Đặc biệt, có cơ hội định cư lâu dài sau 2 năm làm việc tại CHLB Đức.

Hy vọng qua bài viết này, Việt Đức IPI đã cung cấp cho bạn đọc những thông tin bổ ích và cần thiết về chương trình Du học nghề Thư ký hành chính, cũng như mang tới cái nhìn tổng quan hơn về chặng đường khởi đầu của bạn trong tương lai. Để được tư vấn miễn phí và nhận nhiều ưu đãi giá trị, hãy liên hệ ngay với chúng tôi. Chúc bạn sớm chinh phục tiếng Đức và đặt chân đến nước Đức vào một ngày không xa!