HƯỚNG DẪN NHẬN VÀ GỬI THƯ Ở ĐỨC: TỪ HỘP THƯ ĐẾN BƯU ĐIỆN

Ở Đức, hệ thống thư tín đóng vai trò rất quan trọng trong đời sống hằng ngày. Từ nhận giấy tờ cư trú, mã số thuế (Steuer-ID), bảo hiểm, cho đến thư từ ngân hàng – hầu hết các thủ tục hành chính đều thực hiện qua bưu điện thay vì email hay điện thoại như nhiều nơi khác. Vậy bạn cần làm gì để nhận và gửi thư ở Đức về Việt Nam hay gửi thư bảo đảm trong nước Đức? Hãy cùng Trung tâm Việt Đức IPI tìm hiểu tất cả những điều cần biết qua bài viết dưới đây.

Cách nhận thư ở Đức

Đăng ký địa chỉ cư trú (Anmeldung)

Ngay sau khi đến Đức, bạn cần thực hiện thủ tục Anmeldung (đăng ký cư trú). Địa chỉ này sẽ được sử dụng cho:

• Gửi Steuer-ID (mã số thuế cá nhân)
• Thư từ ngân hàng, bảo hiểm, sở ngoại kiều, cơ quan thuế
• Thông báo liên quan đến việc học nghề hoặc sinh hoạt hằng ngày

Lưu ý: Bạn phải ghi họ tên chính xác ngoài hộp thư. Nếu tên bạn không có trên hộp thư, thư sẽ bị trả lại.

Hộp thư cá nhân (Briefkasten)

• Hầu hết các căn hộ tại Đức đều có hộp thư riêng cho từng người hoặc từng gia đình.
• Bạn cần dán họ tên chính xác (đúng như trên giấy tờ cư trú) lên hộp thư.
• Nếu ở ghép (WG), cần đảm bảo tất cả tên thành viên có ghi trên hộp thư chung.

Nhận thư bảo đảm (Einschreiben)

• Nếu thư quan trọng (ví dụ như hợp đồng, giấy mời), bạn có thể nhận qua hình thức Einschreiben (thư bảo đảm).
• Người đưa thư sẽ yêu cầu bạn ký nhận.
• Nếu vắng mặt, bạn sẽ nhận được thông báo (Benachrichtigungskarte) và có thể đến bưu điện gần nhà để nhận thư trong vòng 7 ngày.

Cách gửi thư ở Đức

Gửi thư ở Đức rất đơn giản, nhưng bạn cần nắm vững những điểm sau:

Ghi địa chỉ đúng cách

Trên phong bì, bạn cần ghi:

• Bên phải dưới cùng:
  Người nhận
  Tên đường + số nhà
  Mã bưu điện (Postleitzahl) + thành phố
  
• Bên trái trên cùng:
  Người gửi
  Địa chỉ đầy đủ tương tự

[Người gửi] Tên đường + số nhà Mã bưu điện (Postleitzahl) + thành phố[Người nhận] Tên đường + số nhà Mã bưu điện (Postleitzahl) + thành phố

Ví dụ

Max MustermannMusterstraße 1212345 Berlin Anna SchmidtBeispielweg 4554321 München

Cách gửi thư thường (Standardbrief)

• Gắn tem đúng loại (ví dụ: Standardbrief nội địa Đức ~1,00€ năm 2024)
• Thả thư vào hộp thư vàng của Deutsche Post (có biểu tượng bưu điện màu vàng)
• Hộp thư thường có thời gian thu gom ghi rõ (Leerungszeiten)

Gửi thư bảo đảm (Einschreiben)

• Thích hợp khi bạn muốn chắc chắn người nhận đã nhận thư (ví dụ: hợp đồng, giấy tờ quan trọng)
  
• Bạn sẽ nhận được mã theo dõi (Tracking number)
• Có nhiều loại: Einschreiben Einwurf, Einschreiben mit Unterschrift, Einschreiben Rückschein (có hồi báo)

Gửi thư hoặc bưu phẩm về Việt Nam

• Bạn có thể gửi thư thường, thư bảo đảm hoặc bưu kiện nhỏ (Päckchen, Paket)
• Phí gửi quốc tế phụ thuộc vào kích thước và trọng lượng
• Thời gian vận chuyển thư từ Đức về Việt Nam khoảng 7–20 ngày tùy dịch vụ

Một số đơn vị chuyển phát nhanh quốc tế khác ngoài Deutsche Post/DHL cũng có thể sử dụng như FedEx, UPS.

Một số lưu ý quan trọng khi nhận và gửi thư ở Đức

• Luôn ghi mã bưu điện chính xác để thư đến nhanh và đúng địa chỉ.
  
• Đừng quên ghi họ tên đầy đủ trên hộp thư để tránh thất lạc thư.
  
• Khi chuyển nhà, cần thực hiện Abmeldung (xóa đăng ký địa chỉ cũ) và Anmeldung mới.
  
• Bạn có thể đăng ký dịch vụ Nachsendeauftrag tại bưu điện để tự động chuyển thư từ địa chỉ cũ sang địa chỉ mới (có phí).

Nhận và gửi thư ở Đức là kỹ năng cơ bản nhưng cực kỳ quan trọng, giúp bạn hoàn thành tốt mọi thủ tục học tập, làm việc và cư trú. Hiểu rõ quy trình này sẽ giúp bạn yên tâm hơn trong cuộc sống hàng ngày. Nếu bạn cần hỗ trợ thêm về chương trình du học nghề Đức, Trung tâm Việt Đức IPI luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn trên hành trình chinh phục nước Đức.